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So verwenden Sie das Mail Converter-Modul in Simply CRM

Wir verstehen, dass moderne Unternehmen in hohem Maße auf E-Mail als Hauptkommunikationskanal angewiesen sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass wir Hunderte und sogar Tausende von E-Mails durchlaufen. Wenn diese E-Mails nicht bearbeitet werden, häufen sie sich schnell und verursachen Unannehmlichkeiten in Ihrem Posteingang.

Um dieses Problem zu lösen, hat Simply CRM das Mail Converter-Modul entwickelt, mit dem Sie Ihren Posteingang schnell und effizient verwalten können. Mail Converter scannt und rationalisiert Aufgaben, indem automatisch entsprechende Datensätze in Simply CRM .

Für den Fall, dass Sie eine benutzerdefinierte Lösung für Ihre E-Mail-Korrespondenz benötigen, können Sie in Simply CRM bestimmte Regeln und Aktionen definieren, die für Ihre E-Mails ausgeführt werden. Beachten Sie, dass alle Ihre E-Mails automatisch gescannt werden, es sei denn, Sie deaktivieren die Mail-Scanner-Aufgabe manuell im Planer.

Die Mail Converter-Operationen

Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen und bevorzugten Einstellungen kann der Mail Converter viele verschiedene Vorgänge für Ihre E-Mails ausführen. In der folgenden Tabelle sind diese Vorgänge und die ihnen zugeordneten Datensätze aufgelistet.

Aufzeichnung Operation
Führen 1. Erstellen Sie Leads
2. E-Mails an Leads anhängen
Kontakt 1. Erstellen Sie Kontakte
2. E-Mails an Kontakte anhängen
Fahrkarte 1. Tickets erstellen (mit dem entsprechenden Kontakt)
2. Tickets erstellen (ohne den entsprechenden Kontakt)
3. E-Mails an Tickets anhängen
Organisation 1. Erstellen Sie Organisationen
2. Hängen Sie E-Mails an Organisationen an
Gelegenheit 1, Opportunities erstellen (mit den entsprechenden Kontakten)
2. Opportunities erstellen (ohne die entsprechenden Kontakte)
3. Hängen Sie E-Mails an Opportunities an

So konfigurieren Sie Ihre Mailbox in Simply CRM

Der Mail Converter scannt Ihre Mailbox in Simply CRM und führt die entsprechenden Aktionen abhängig vom E-Mail-Inhalt aus. Um den Mail Converter verwenden zu können, müssen Sie jedoch zuerst Ihr Postfach in Simply CRM konfigurieren.

Um Ihr Postfach zu konfigurieren, öffnen Sie Ihre Instanz von Simply CRM und gehen Sie zu Einstellungen unter der Option Benutzer in der oberen rechten Ecke.

Öffnen Sie im neuen Fenster Andere Einstellungen und wählen Sie Mail Converter.

Drücken Sie Mailbox erstellen oder Mailbox hinzufügen.

Geben Sie die Postfachdetails ein, wie im folgenden Screenshot gezeigt.

In der folgenden Tabelle werden die Postfachdetails aufgeschlüsselt und die Verwendung der einzelnen Optionen in Simply CRM erläutert.

Nachdem Sie alle Details eingegeben haben, klicken Sie auf Weiter, um Ihre Arbeit fortzusetzen und die Ordner auszuwählen, die Sie von Ihrem E-Mail-Client hinzufügen möchten.

Wenn Sie alle erforderlichen Ordner ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter.

Wichtig: Sie müssen mindestens einen Ordner auswählen, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

Im letzten Schritt müssen Sie die Regelbedingungen und -aktionen angeben.

In Simply CRM können Sie mithilfe von Regeln definieren, welche Aktionen für Ihre E-Mails ausgeführt werden, nachdem das System Ihre E-Mail-Nachrichten gescannt hat. Beachten Sie, dass eingehende E-Mails regelmäßig gescannt werden, um zu prüfen, ob sie den von Ihnen angegebenen Kriterien entsprechen.

Befolgen Sie die nachstehenden Anweisungen, um Regeln für eine Mailbox festzulegen.

Öffnen Sie den Mail Converter und wählen Sie das gewünschte Postfach aus. Klicken Sie in der Detailansicht oben rechts auf die Schaltfläche Regel hinzufügen.

Daraufhin wird das folgende Popup-Fenster geöffnet, in dem Sie aufgefordert werden, die Regeldetails einzugeben.

Füllen Sie die Felder aus, indem Sie die erforderlichen Details eingeben, und klicken Sie auf Speichern.

In der nächsten Tabelle werden die Optionen im Popup-Fenster "Regel hinzufügen" aufgelistet und die von ihnen ausgeführten Aktionen beschrieben.

Feld Beschreibung
Spiel Alle Bedingungen bedeutet, dass alle angegebenen Bedingungen erfüllt sein müssen, damit die Regelaktion ausgeführt werden kann. Beliebige Bedingungen bedeuten, dass nur eine Bedingung erfüllt sein muss, damit die Regelaktion ausgeführt werden kann.
Von Vergleicht Ihre Kriterien mit dem Feld Von Ihrer eingehenden E-Mails.
Zu Vergleicht Ihre Kriterien mit dem Feld An Ihrer eingehenden E-Mails.
CC Vergleicht Ihre Kriterien mit dem CC-Feld Ihrer eingehenden E-Mails.
BCC Vergleicht Ihre Kriterien mit dem BCC-Feld Ihrer eingehenden E-Mails. Dieser Filter funktioniert nur, wenn das BCC-Feld für Sie sichtbar ist.
Gegenstand Vergleicht Ihre Kriterien mit dem Betreff Ihrer E-Mails unter Berücksichtigung der ausgewählten Bedingung (Enthält, Nicht Enthält, Gleich, Nicht Gleich, Beginn, Ende, Regex).
Karosserie Vergleicht Ihre Kriterien mit dem Text Ihrer E-Mails unter Berücksichtigung der ausgewählten Bedingung (Enthält, Nicht Enthält, Gleich, Nicht Gleich, Beginn, Ende, Regex).

Mit Simply CRM können Sie über Regelaktionen die Zuordnung Ihrer CRM-Felder zum Inhalt des E-Mail-Texts festlegen. Verwenden Sie zum Starten dieses Prozesses ein Trennzeichen, das den Inhalt hervorhebt, der Ihren CRM-Feldern zugeordnet werden muss.

So erstellt Mail Converter Datensätze in Simply CRM

Nach dem Scannen Ihrer E-Mails erstellt Mail Converter Datensätze für die E-Mails, die die angegebenen Kriterien erfüllen. Simply CRM ordnet die Informationen aus der E-Mail automatisch den entsprechenden CRM-Feldern zu.

In der folgenden Tabelle wird erläutert, welche Aktionen Mail Converter für Ihre Datensätze ausführen kann.

Wichtig: Die Aktualisierungsfelder sollten eine höhere Priorität als die Regel "Tickets erstellen" haben.

Eine automatisierte E-Mail wird an Ihre Kunden gesendet, sobald ein Ticket erstellt wird. Wenn der Kunde auf diese E-Mail antwortet, wird die Antwort als Kommentar im vorhandenen Ticket gespeichert. Es wird empfohlen, das Feld Von E-Mail auf dem Postausgangsserver mit derselben E-Mail-Adresse zu konfigurieren, die Sie zum Einrichten eines Postfachs im Mail Converter verwendet haben.

Aktualisiert am 30/11/2019

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